Budoucnost práce je tady – co je digitalizace a jaké vám přináší výhody?

Rychlost, jednoduchost a flexibilita– takové benefity přináší digitální kancelář. Technologie se totiž v dnešní době vyvíjí rychlostí blesku a umožňují vám řídit svou firmu v podstatě odkudkoliv.

Digitalizace je jeden ze způsobů, jak mít všechny své dokumenty na jednom místě a kdykoliv přístupné. V článku vám povíme, jak probíhá, jaké výhody vám může přinést a co všechno můžete digitalizovat. 

Stručný obsah:
– Co je digitalizace?
– Jak digitalizace probíhá?
– Co všechno můžete převést do digitálu?
– Výhody a nevýhody digitalizace
– Jak digitalizovat své dokumenty?

Co je digitalizace?

Digitalizace je technologie, která umožňuje reformátovat dokumenty – neboli převádět obsah vašeho dokumentu na jiné médium. Nejčastěji se používá za účelem uchování starých papírových dokumentů, které se časem samy poškodí a hrozí riziko ztráty jejich informací.

Digitalizuje se ale i audio a video. V poslední době je však stále oblíbenější digitalizace firem, která se týká nejen dokumentů, ale i firemních procesů. Jejím cílem je spravovat firmu nezávisle na místě a mít veškeré dokumenty kdykoliv k dispozici.

Jak digitalizace probíhá?

Analogové informace se do digitální podoby převádějí pomocí několika kroků. Prvním z nich je použití speciálních skenerů, kamer či mikrofonů – podle toho, co chcete digitalizovat. Při digitalizaci výkresů se například používají průjezdové či knižní skenery.

Následuje zpracovávání digitálních dat a případná úprava souboru a převod do potřebných formátů, jako jsou PDF, JPG, TIFF a podobně.

Digitální data pak lze uložit například na cloudové úložiště, kde k nim mohou mít přístup všichni zaměstnanci.

Co všechno můžete převést do digitálu?

Digitalizaci lze využít téměř v jakékoliv oblasti vaší firmy. Podívejte se na to, co vše můžete převést do digitální podoby.

• Digitalizace dokumentů – jde o nejběžnější způsob, jak uchovat staré dokumenty, kterým hrozí degradace, a jak zpřístupnit informace pro více uživatelů najednou a to odkudkoliv. Některé tiskárny umí digitalizovat i velkoformátové dokumenty, takže můžete mít v počítači i rozsáhlé stavební a projektové dokumentace, výkresy či umělecká díla.
• Digitalizace archivů – celý váš fyzický archiv můžete mít i v elektronické podobě. Tato možnost přináší firmám obrovskou úsporu času, protože mají nepřetržitý přístup ke všem dokumentům, které najdou během chvilky. 
• Digitalizace účetnictví – zavedení digitalizace v účetnictví firmám šetří čas i peníze a eliminuje chyby, ke kterým může během manuálního zpracovávání docházet.

Výhody a nevýhody digitalizace

Proč se pouštět do digitalizace dokumentů či celé firmy? 

• Zpřístupníte vzácné či staré dokumenty, a to komukoliv a odkudkoliv. 
• Máte možnost zachránit poničené dokumenty, vylepšit jejich barvy a čitelnost. 
• Ušetříte čas zdlouhavým hledáním fyzických dokumentů. 
• Nebudete vázaní na konkrétní místo, protože máte ke všemu přístup z jakéhokoliv zařízení.
• Digitalizace je krok správným směrem v oblasti zabezpečení vaší firmy. 

Jaké nevýhody naopak digitalizace dat přináší?

• Jde o větší finanční a zpočátku i časovou investici. 
• V případě zastaralého hardwaru a softwaru hrozí digitálním dokumentům bezpečnostní riziko a není možné je dokonale chránit. 
• Možnou digitální úpravou ztrácí dokumenty svou autenticitu, což může v budoucnu v některých případech představovat problém.

Jak digitalizovat své dokumenty?

Rozhodli jste se, že je čas přesunout svou firmu do online prostředí, ale nevíte, kde začít? Na trhu najdete tiskárny, které se specializují na digitalizaci dokumentů či archivů. Některé si vaše dokumenty dokonce sami vyzvednou a zpracují do vámi preferované digitální podoby.

Digitalizace se bude v budoucnu jen rozšiřovat a pravděpodobně čeká většinu firem. Využijte její výhody co nejdříve.

Další podobné články:
– Černý režim Google Chrome – jak nastavit
– MS Outlook – při spuštění hlásí chybu (učet Exchange, OST soubor)
– Synchronizace dat mezi počítači – data, která máme uložená v jednotlivých počítačích (SyncBack)